Zmiana lokalizacji biura może być powodem do dezorganizacji firmy. Jak jej uniknąć na czas przeprowadzki?
Nowe biuro dla firmy to nowe perspektywy rozwoju, ale na początku konieczne jest przeniesienie do nowego lokum dotychczasowego mienia. Gdy planowane są więc przeprowadzki na terenie Krakowa albo innego miasta, warto wiedzieć, jak powinny się one odbywać, by wszystko przebiegło bez problemów.
Jak krok po kroku wygląda przeprowadzka biura?
Organizacja przeprowadzki biura może być złożonym procesem, ale przy odpowiednim planowaniu można ją zrealizować skutecznie i przy minimalnym zakłóceniu działalności firmy.
Oto kilka kroków, które można podjąć, aby przeprowadzki na terenie Krakowa oraz winnych lokalizacjach był całkowicie udane!
1. Planowanie przeprowadzki biura
Na początku warto zaplanować wszystkie czynności:
- Wyznacz osobę lub zespół w swojej organizacji do nadzorowania przeprowadzki.
- Ustal datę przeprowadzki i stwórz listę obejmującą kluczowe czynności związane z przeprowadzką, takie jak rozpoczęcie pakowania, odłączenie i ponowne podłączenie mediów oraz przeniesienie mebli i wyposażenia.
- Ustal budżet na przeprowadzkę i uwzględnij koszty, takie jak materiały do pakowania, usługi przeprowadzkowe. Pamiętaj o tym, że wszelkie opóźnienia lub zakłócenia w działalności firmy mogą być powodem dodatkowych kosztów.
- Poinformuj swoich pracowników i kontrahentów i klientów firmy o przeprowadzce i przekaż im informacje o dacie przeprowadzki oraz o zmianach w ich środowisku pracy.
- Zaplanuj odłączanie i ponowne podłączanie systemów IT i systemów komunikacyjnych, takich jak telefon i internet, aby w nowym lokum był dostęp do niezbędnych mediów.
2. Spakuj mienie znajdujące się w biurze
Kolejnym krokiem będzie odpowiednie zapakowanie mienia, które znajduje się w biurze oraz inne związane z tym prace:
- Rozpocznij pakowanie jak najwcześniej i oznacz pudła z przedmiotami, zapisując na nich ich zawartość, a także oznaczając pomieszczenie, do którego należą, aby łatwo je rozlokować i rozpakować w nowym biurze.
- Umów się na sprzątanie dotychczasowej i nowej przestrzeni biurowej przed wprowadzeniem się z lokalu, aby była gotowa do oddania i użytku.
3. Przystąp do przeprowadzki biura
Dzień przeprowadzki również wymaga pamiętania o kilku ważnych kwestiach:
- Skoordynuj działania osób biorących udział w przeprowadzce lub z firmą przeprowadzkową, aby upewnić się, że wszystko przebiegnie sprawnie, a wszystkie przedmioty zostaną terminowo przetransportowane do nowej przestrzeni biurowej.
- Gdy znajdziesz się w nowym biurze, rozpocznij rozpakowywanie i konfigurowanie stanowisk i sprzętu, postępując zgodnie z planem aranżacji wnętrza.
- Po zakończonej przeprowadzce upewnij się, że wszystko działa bezproblemowo i że wszelkie ewentualne problemy z nią związane zostały rozwiązane.
Możesz również zlecić profesjonalne przeprowadzki na terenie Krakowa w firmie przeprowadzkowej. Wtedy to jej pracownicy będą mogli zająć się wszystkimi tymi czynnościami i zadbać, by przebiegł ona bezproblemowo!
