Zarządzanie flotą pojazdów – jak system CFM porządkuje koszty i obsługę aut w firmie

Zarządzanie flotą pojazdów, w nomenklaturze branżowej Car Fleet Management (CFM), odpowiada na pytanie, ile naprawdę kosztuje każde auto w firmie i czy zarabia na siebie. W praktyce oznacza jedną ewidencję pojazdów, terminów i wydatków zamiast rozproszonych arkuszy, prowadzoną tak, by koszt dało się przypisać do konkretnej tablicy rejestracyjnej.

Czym jest zarządzanie flotą pojazdów w ujęciu CFM

Car Fleet Management sprowadza się do dwóch rzeczy: nadzoru nad pojazdem i nadzoru nad pracą kierowcy. System zbiera dane o przejechanych kilometrach, spalaniu, wydatkach na utrzymanie taboru, kalendarzu serwisowym, przypisaniu auta do użytkownika oraz o tankowaniach. Efektem jest obraz floty widziany od strony kosztu, a nie tylko dostępności.

Moduły CFM rzadko kupuje się osobno. Zwykle stanowią część systemów obsługi transportu i pracowników mobilnych, takich jak SOTiPM. Samochody służbowe ma dziś większość przedsiębiorstw, natomiast rozbudowany tabor spotyka się głównie w branży logistycznej i transportowej. Skala nie zmienia jednak zasady: nawet kilka aut generuje własny kalendarz formalności i własny rachunek kosztów, a przy kilkudziesięciu jakość zarządzania zaczyna zależeć od pamięci pojedynczych osób. Zarządzanie flotą to przy tym coś więcej niż cięcie wydatków na transport – to utrzymanie majątku, który pracuje codziennie i zużywa się w mierzalny sposób.

Jakie zadania obejmuje zarządzanie flotą samochodową

Praca działu flotowego rozkłada się na kilka czynności powtarzanych cyklicznie dla każdego auta. Łączy je jedno: wymagają danych zbieranych na bieżąco, a nie odtwarzanych po fakcie z faktur i notatek.

Moduł CFM przejmuje przede wszystkim:

• rejestracja tankowań – transakcje z kart i terminali paliwowych trafiają do systemu wraz z datą, kwotą i liczbą litrów,

• przypisanie użytkownika – każde auto ma wskazanego kierowcę odpowiedzialnego za jego stan,

• kalendarz obsługi technicznej – daty serwisów oraz momenty opłacenia polisy pilnowane osobno dla każdego egzemplarza,

• rachunek eksploatacyjny taboru – wydatki na utrzymanie samochodów zbierane i nadzorowane w jednym miejscu,

• odczyt parametrów przejazdu – liczba kilometrów, czas jazdy i zużycie paliwa na konkretnym aucie.

Osobno każde z tych zadań wygląda na drobiazg administracyjny. Razem składają się na kartotekę pojazdu, czyli zapis, w którym widać przebieg, spalanie, historię użytkowników, wizyty w warsztacie i wszystkie wygenerowane wydatki. Ponieważ czynności jest sporo, zakres wdrożenia dopasowuje się do realiów firmy – inaczej wygląda przy dziesięciu autach handlowców, inaczej przy kilkudziesięciu ciężarówkach.

Terminy i formalności we flocie, których nie przypilnuje arkusz kalkulacyjny

Każdy pojazd niesie własny kalendarz: badanie techniczne, polisa OC, przegląd gaśnicy, a przy kierowcach zawodowych także badania lekarskie i psychologiczne. Pomyłka ujawnia się tu od razu i w najgorszym momencie: podczas kontroli albo zdarzenia drogowego.

Sam rozkład terminów bywa mniej oczywisty, niż się wydaje. Samochód osobowy trafia na pierwszy przegląd okresowy po trzech latach od pierwszej rejestracji, kolejny po dwóch latach, a następne odbywa już co roku. Pojazd ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej trzech i pół tony przechodzi badanie co dwanaście miesięcy. Kierowca wykonujący przewóz drogowy odnawia badania lekarskie i psychologiczne co pięć lat, a po ukończeniu sześćdziesiątego roku życia co trzydzieści miesięcy. Tachograf wymaga kalibracji w uprawnionym warsztacie co dwa lata. Gaśnica samochodowa ma z kolei własną datę ważności nadrukowaną na etykiecie i podlega okresowemu sprawdzeniu u konserwatora sprzętu przeciwpożarowego.

Utrzymanie tego wszystkiego w głowie przy większym taborze jest nierealne. Zestawienie w arkuszu też nie rozwiązuje problemu, bo plik nie odezwie się przed upływem terminu i nie zasygnalizuje, że jedno z aut właśnie wypadło z obiegu. Konsekwencje bywają dwojakie: kara za jazdę bez ważnych badań oraz koszt pośredni, czyli samochód wyłączony z pracy, który nie zarabia, a mimo to generuje raty i składkę. System flotowy przypina każdy termin do konkretnej tablicy rejestracyjnej i przypomina o nim automatycznie.

Paliwo i eksploatacja, czyli z czego składa się TCO pojazdu we flocie

W firmie transportowej paliwo jest jednym z podstawowych wydatków, a jego zużycie na konkretnym aucie przesądza o rentowności zlecenia. Bez tej informacji opłacalność ocenia się po stawce, czyli po przychodzie, a nie po wyniku. Pozornie atrakcyjna stawka po odjęciu paliwa i serwisu potrafi zejść niemal do zera.

Paliwo to jednak tylko jeden składnik. W zarządzaniu flotą używa się pojęcia TCO (total cost of ownership), czyli całkowitego kosztu posiadania pojazdu. Składają się na niego rata leasingowa lub amortyzacja, paliwo, serwis i naprawy, ogumienie, ubezpieczenie, opłaty drogowe oraz wartość rezydualna, a więc to, ile auto będzie warte przy odsprzedaży. Rozbicie wydatków na pojedyncze auta pozwala policzyć realny koszt kilometra dla każdego z nich osobno, zamiast szacować go dla całej floty.

Do TCO dochodzi wątek podatkowy. Firma, która chce odliczać pełen podatek VAT od wydatków na samochód zamiast połowy, musi zgłosić pojazd do urzędu skarbowego i prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Dane gromadzone przez system flotowy na potrzeby kontroli kosztów pokrywają się w dużej części z tym, czego wymaga księgowość, więc porządek w kartotekach zwraca się w dwóch miejscach naraz.

Dochód a zysk, czyli dlaczego we flocie liczy się marża pojedynczego pojazdu

Auto o niższym przychodzie potrafi zostawić w firmie więcej pieniędzy niż to, które wozi najbardziej okazałe kwotowo ładunki. Decyduje różnica między przychodem a kosztem utrzymania konkretnego egzemplarza, a nie sam obrót. CFM pozwala wyliczyć marżę osobno dla każdego samochodu w wybranym okresie.

W praktyce zarządczej ta różnica bywa zaskakująca. Pojazd obsługujący najlepiej płatne kursy często jest jednocześnie najstarszy, najbardziej awaryjny i najbardziej paliwożerny, więc jego udział w zysku wypada niżej niż auta jeżdżącego w mniej efektownych relacjach. Dopóki wydatki rozlicza się zbiorczo, zależność pozostaje niewidoczna, bo faktura za paliwo i faktura z warsztatu trafiają do jednej puli. Bez rozliczenia kosztów w rozbiciu na pojedyncze auta oszczędzanie sprowadza się do cięcia budżetu w ciemno.

Przypisanie pojazdu do kierowcy w module CFM

Wskazanie użytkownika odpowiedzialnego za auto porządkuje odpowiedzialność i pozwala powiązać koszty eksploatacji z osobą, która realnie nim jeździ. Uzupełnieniem jest rozliczanie czasu pracy oraz podgląd lokalizacji samochodu przed wyjazdem i w trakcie przewozu.

Taka ewidencja daje dwa efekty. Po pierwsze, ułatwia rozmowy wewnętrzne, bo odbiegające od normy spalanie czy uszkodzenie przestają być anonimowe i mają adresata. Po drugie, zebrane dane pokazują, na których zleceniach flota faktycznie zarabia, gdzie da się przyciąć wydatki i jak poprawić bezpieczeństwo za kierownicą. Przekłada się to wprost na liczbę szkód, wysokość składek i dostępność aut w kolejnych miesiącach.

Co zyskuje firma po uporządkowaniu danych o flocie

Efekty uporządkowanego CFM widać we flocie w trzech miejscach: w organizacji pracy, w kontroli wydatków i w obiegu papierów. Wspólnym mianownikiem jest przejście od gaszenia pożarów do planowania na podstawie danych, które system gromadzi sam.

Po uporządkowaniu kartotek zmienia się przede wszystkim to, że:

• dokumenty przestają krążyć mailem – faktury, protokoły i polisy wiszą przy konkretnym aucie,

• czas za kierownicą daje się rozliczyć bez odtwarzania go z pamięci kierowcy,

• wiadomo, gdzie stoi samochód – zarówno przed rozpoczęciem przewozu, jak i w jego trakcie,

• wydatki da się porównać między pojazdami, a nie wyłącznie zsumować na koniec kwartału,

• ubywa przebiegów bez przychodu, bo koszt takiego kursu przestaje ginąć w zbiorczym zestawieniu.

Firma oszczędza w ten sposób czas, dostaje materiał do analizy rentowności zleceń i poprawia wynik. Żaden z tych efektów nie wymaga powiększania taboru – biorą się z lepszego wykorzystania samochodów, które już stoją na parkingu.

Jak działa moduł CFM i ile trwa wdrożenie

CFM rzadko funkcjonuje jako osobny program. Zwykle jest jednym z komponentów pakietu obsługującego transport i pracowników mobilnych, obok funkcji klasy TMS, FSM, MWM, SFA oraz YMS. Dzięki temu informacje o autach, kierowcach i wydatkach powstają w jednym miejscu i nie trzeba przepisywać ich między narzędziami.

Producentem takiego rozwiązania jest ITCenter, spółka informatyczna wyspecjalizowana w rozwiązaniach dla średnich przedsiębiorstw. W pakiecie SOTiPM za obszar flotowy odpowiada system do zarządzania flotą samochodową, który obejmuje weryfikację danych o autach, nadzór nad wydatkami na utrzymanie, planowanie serwisów i terminów polis, wskazanie kierowcy odpowiedzialnego za pojazd oraz rejestrację opłat za paliwo. Zakres wdrożenia dopasowuje się do potrzeb konkretnego klienta.

Rozwiązanie jest multiplatformowe i współpracuje między innymi z systemami ERP i GPS, terminalami kontroli tankowania oraz kartami paliwowymi. Karta paliwowa podpięta do systemu pozwala zaciągać dane o tankowaniach bez ręcznego przepisywania faktur. Wdrożenie rozwiązania branżowego producent deklaruje w ciągu jednego miesiąca, co ma znaczenie dla firm obawiających się rozciągniętych w czasie projektów informatycznych.

Najczęstsze pytania o zarządzanie flotą pojazdów

Czym różni się CFM od systemu GPS? Lokalizator odpowiada na pytanie, gdzie w danej chwili jest auto. CFM dokłada do tego warstwę kosztową i formalną: kartotekę pojazdu, kalendarz badań, historię użytkowników oraz rozliczenie wydatków. Systemy GPS bywają źródłem danych dla modułu flotowego, ale same nie policzą marży na pojedynczym samochodzie.

Od ilu aut opłaca się system do zarządzania flotą? Progu wyrażonego liczbą pojazdów nie ma, bo decyduje to, ile terminów i faktur przestaje mieścić się w pamięci jednej osoby. Przy kilku samochodach służbowych wartością jest głównie pilnowanie badań i polis, przy większym taborze dochodzi analiza marży poszczególnych aut.

Czy dane z modułu CFM przydadzą się księgowości? Tak. Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona na potrzeby pełnego odliczenia VAT opiera się na tych samych informacjach, które system zbiera do kontroli kosztów: kto jechał, kiedy, dokąd i ile kilometrów pokonał.

Kto w firmie korzysta z modułu flotowego? Najczęściej flotowiec lub kierownik transportu, ale dane trafiają też do księgowości, która rozlicza paliwo i przebieg, do działu kadr pilnującego badań kierowców oraz do zarządu oceniającego rentowność taboru.

Jakie dane trzeba zebrać przed uruchomieniem systemu flotowego? Zwykle wystarczy lista pojazdów z numerami rejestracyjnymi i VIN, aktualne daty badań technicznych i polis, przypisanie kierowców do aut oraz historia tankowań z kart paliwowych.

Artykuł sponsorowany